Hari/tanggal :
Kamis, 1 Oktober 2020
Pukul :
10.00-17.00 CLT
Lokasi :
Wisma Nusantara, Rob’ah
POKOK PEMBAHASAN:
A. Kebendaharaan
B. Kesekretariatan
PEMBAHASAN:
A. Kebendaharaan
1. Laporan
keuangan yang detail hanya untuk tim verifikator, sedangkan laporan untuk
publik, maka cukup dilampirkan laporan secara global. Karena akan mempersempit
ruang analisa. Karena laporan pertanggung jawaban harus bersifat informatif
unutk publik.
2. Buku
besar digunakan untuk menerka pengeluaran tiap divisi
3. Laporan
jurnal digunakan sebagai laporan transaksi.
4. Jarang
ada yang memakai PSAK 45 secara detail. Karena bukan hal mudah.
5. Kartu
pengendali anggaran untuk mendeteksi transaksi anggaran yang terpakai dengan
cepat. Dan bersifat opsional, karena tidak semua orang dapat memahami.
6. Substansi
laporan keuangan:
a)
Menandakan laporan itu
bersifat jujur dan jelas, karena semua laporan ini bisa direkayasa.
7. Jika
ada program kerja yang menghabiskan dana melebihi anggaran, maka bisa
dijelaskan kepada tim verifikator dengan alasan yang jelas. Bisa juga dengan
cara mengalihkan anggaran program kerja divisi lain untuk program kerja yang
membutuhkan dana lebih, yang penting tidak melebihi anggaran global. Tapi harus
sesuai dengan undang undang dan kesepakatan. Alternatif lain, bisa dengan cara
membuat anggaran tidak terduga, jadi bisa digunakan sebagai dalih jika terjadi
hal seperti itu.
8. Dalam
menyusun RAPBO boleh menggunakan angka bebas. Penting untuk melihat kewajaran
angka. Tidak ada tekniknya, yang penting relevan.
9. Kendala
umum dalam:
a)
Efektifitas waktu dalam
pencatatan laporan keuangan. Efeknya akan berimbas kepada uang kas, salah
catat, dan lain sebagainya.
10. Masalah
keuangan itu boleh transparansi. Tidak menjadi top secret. Tapi tetap
sesuai urgensinya.
11. Dampak
positif organisasi adalah dampak yang bersifat jangka panjang.
12. Jujur,memiliki
kemampuan kebendaharaan, dan amanah adalah komponen utama yang harus dimiliki
seorang bendahara. Semua kita bisa melawan apa yang kita hadapi, yang penting
bagaimana kita menghadapi dan mengatasinya.
B. Kesekretariatan
1. Asal
kata sekretaris berasal dari bahasa latin sekre, artinya untuk membedakan dan
memisahkan, ada konotasi secret, artinya berhubungan dengan rahasia,
mengurusi suatu urusan dengan rahasia. Semakin kesini, sekretaris diterima
untuk makna sebagai seorang yang menagtur korespondensi dan rutinitas, bisa
juga disebut asisten personal. Dari keluasan makna tadi, tugas sekretaris tidak
hanya administrasi saja, tapi juga orang yang punya kekuasaan.
2. Dalam
organisasi, sekretaris jenderal mempunyai kekuasaan penuh.
3. Tugas
pokok dan fungsi
a)
Menagtur project.
Berkaitan dengan pengetahuan managerial. Bagaimana managemen
organisasi tersebut, human resourch, dan membantu tatanan eksekutif
organisasi. Lazimnya, koordinator divisi belum tentu memiliki menejemen
organisasi yang rapi, maka dari itu, disinalh peran sekretaris.
b)
Komunikasi.
c)
Organisasional. Dalam dunia
kantor, tugas sekretaris adalah menagtur jadwal, meeting, appointment,
membuat surat, in voice, berhubungan dengan IT, arsip,dan lainnya.
4. Sekretaris
di masisir baru sampai tugas administrasi, belum sampai komunikasi, project
management dan lainnya.
5. Beberapa
mata kuliah yang ada di prodi kesekretariatan:
a)
Mengetik
b)
Menejemen perkantoran
c)
Menejemen personalia
d)
Bahasa inggris
6. Kemampuan
design bagi sekretaris hanya sebagai tambahan.
7. PPI
Dunia memiliki satu biro kesekretariatan khusus admisnistrasi.
8. Beberapa
tugas biro kesekretariatan PPI Dunia:
a)
Bertanggung jawab terhadap
notula rapat, mempersiapkan zoom meeting, mengatur kelancaran meeting.
b)
Bertanggung jawab dalam database
kesekretariatan PPI Dunia.
c)
Bertanggung jawab dalam
surat menyurat.
d)
Menyusun laporan
pertanggung jawaban.
e)
Bertanggung jawab dalam
pengarsipan dan database
9. KMITB
(Kelompok Mahasiswa Institut teknologi Bandung) adalah pusat organisasi di ITB.
10. KMITB
memiliki bidang kesekjenaan dan komunikasi, pengelolaan sosial media dalam
struktur organisasinya.
11. Persamaan
antara PPI Dunia dan KMITB adalah dalam hal dokumentasi dan pengarsipan.
12. Perbedaannya
adalah dalam pelayanan organisasi.
13. KMITB
mencoba membuat sistem struktur yang bisa di pararelkan ke dunia. PPI Dunia
banyak memiliki orang orang yang memiliki pengalaman kerja.
14. PPMI Mesir
sejak tahun lalu masih menggunakan struktur yang biasa, ketua, wakil, sekjend,
wakil sekjend. Kemudian pada masa pengurusan Arief Mughni baru dibentuk biro
kesekeretariatan yang berada dibawah sekjend.
15. Standarisasi
administrasi masih belum ada. Harus ada kesepakatan dari semua elemen. Setiap
organisasi minimal memiliki standarisasi sendiri, mengacu pada arsip
sebelumnya. Tapi juga tidak menutup diri, dan membuka dan terus mencari
pengetahuan dari organisasi lain. Dan dalam penyusunan standarisasi tersebut
harus sesuai dengan utility atau kegunaannya.
16. Basic
sekretaris:
a)
Punya personal computer
pribadi yang bisa dipakai kapan saja dan smartphone untuk mobilisasi
ketika kondisi tertentu.
b)
Skill mengolah software,
microsoft office, excel, power point.
c)
Media komunikasi, seperti
grup whatsapp
d)
Kalkulus untuk database,
misalnya google drive
e)
Manajemen project. Google
calender misalnya. Belum banyak dipakai di masisir.
Nur Halimah
Komentar